AIで事業計画書の「概要版」を2枚にまとめてみた｜選定後の顔合わせ・議会説明に効くGemini活用術【プロンプト全文】
指定管理者・PFIの選定後、担当課との顔合わせや議会説明で役立つ「事業計画書の概要版」。Gemini（Google Workspace）を使い、26ページの計画書を2枚にまとめる手順を、ケアハウス市立船橋長寿園のサンプルで実演しました。Googleスライド・PDF・PPTXへの書き出し方、文字がはみ出したときの直し方、そのまま使えるプロンプト全文も公開しています。
公開日2026/11/08
目次
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指定管理者・PFI事業者のみなさん、こんにちは。 指定管理者制度AI編集長のヤマザキです。
「選定されました」という連絡が来た日。 ほっとしたのも、つかの間です。
担当課から電話が来ます。 「来週、顔合わせをお願いできますか」
上司からはこう言われます。 「議会で説明があるらしい。計画書、2枚くらいにまとめておいて」
机の上には、何十ページもある事業計画書。 提案のときに、徹夜で書き上げた自信作です。 でも、それを「2枚で、誰が読んでもわかるように」まとめるのは、まったく別の仕事です。
どの数字を載せるか。 どの言葉を残すか。 要約しているうちに、意味が少しずれていないか。
計画書とにらめっこしながら、気づけば夜。 そんな経験、ありませんか。
今回は、その「概要版づくり」をAI（Gemini）に任せてみました。 結論から言うと、だいぶ楽になりました。
この記事でわかること
- 選定後の顔合わせや議会説明で、概要版が役に立つ理由
- Gemini（Googleの生成AI）で、事業計画書から概要版を作る手順
- 文字がはみ出したときの直し方と、人が仕上げるべき部分
- そのまま使えるプロンプト（AIへの指示文）の全文と、書き換え方
結論：概要版の出番は「選定後」。AIなら叩き台がすぐ出てくる
概要版というと、提案時に出すものというイメージが強いかもしれません。 実際、応募のときに概要版の提出を求める自治体もあります。
でも、本当に出番が増えるのは選定後です。
理由は3つあります。
理由1：読み手が変わる
提案時に計画書を読み込むのは、選定委員です。 選定後に読むのは、担当課の職員、その上司、議員、そして現場の職員です。 忙しい人や、専門用語に慣れていない人も含まれます。 26ページを全部読んでもらうのは、現実的ではありません。
理由2：議会の議決がある
指定管理者の指定は、地方自治法第244条の2第6項により、議会の議決を経て行われます。 担当課が議員に説明するとき、手元に2枚で全体像がわかる資料があるかどうか。 それで、説明する側の負担が大きく変わります。 事業者から整理した概要版を出しておくことは、立派な議会対策です。
理由3：提案時に出していても、出し直す価値がある
提案時の概要版は「選んでもらうための資料」でした。 選定後の概要版は「これを約束します、という一覧」です。 同じ計画書でも、整理し直して改めて出す意味があります。 顔合わせの場で1枚目を指さしながら話せば、担当課との認識合わせもスムーズです。
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なぜGeminiで作ったのか
今回はGemini（ジェミニ）を使いました。 Googleが提供している生成AIです。
理由はシンプルです。 Google Workspaceを使っている事業者さんが多いからです。
GeminiのCanvas（キャンバス）という機能を使うと、チャットで指示するだけでスライドを作れます。 作ったスライドは、ボタンひとつでGoogleスライド・PDF・パワーポイント（PPTX）に書き出せます。
いつもの道具の延長で使える。 これが、現場ではいちばん大事だと思っています。
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実際にやってみた：ケアハウス市立船橋長寿園の概要版
素材にしたのは、以前この記事で作った事業計画書のサンプルです。
全26ページの計画書を、2枚の概要版にまとめます。 1枚目は「全体像」、2枚目は「取組の詳細と根拠」です。
ステップ1：計画書とプロンプトを渡す
やることは、たった2つです。
- 事業計画書のPDFをGeminiに添付する
- この記事の後半にあるプロンプトを貼り付ける
これだけで、1回目からかなりいい感じの概要版が出てきました。
基本方針、3本柱、重点的な取組、収支計画。 計画書の構成が、ちゃんと2枚に収まっています。
ステップ2：「エクスポート」ボタンで形式を選ぶ
できあがったスライドは、画面右上の「エクスポート」ボタンから書き出せます。 選べる形式は3つです。
- スライド：Googleスライドで開いて、そのまま編集・共有
- PDF：印刷して配る、メールで送る
- PPTX：パワーポイントで受け取りたい相手に渡す
自治体の担当課はパワーポイント、社内はGoogleスライド。 相手に合わせて形式を選べるのは、地味にありがたいポイントです。
ステップ3：「文字がはみ出ているよ」と伝える
ただし、1回目は文字が少しはみ出していました。
ここで悩む必要はありません。 そのまま頭に浮かんだ言葉を伝えます。
これだけで、直りました。
AIにパワハラという概念はありません。 気になったところは、遠慮なく何度でも言っていいんです。 完璧な一発プロンプトを目指すより、型を渡して、対話で整えるほうが早く仕上がります。
ステップ4：余白には、あとで写真や図を差し込む
修正後は、1枚目の左側に少し空白が残りました。 でも、ここは写真や図をあとで差し込めばOKです。
おもしろかったのは、図の扱いです。 Geminiは計画書の中の図をちゃんと読み取って、2枚目に「計画書内の図の引用（3点）」という欄を作りました。 ただ、中身は図そのものではなく、図の内容を文章でまとめたものでした。
本当は、図や写真をそのまま貼ってほしかったところです。 今のところ、そこまではまだ難しいようです。
それでも、残る作業は写真と図を差し込むだけ。 どの図を使えばいいかはGeminiが選んでくれているので、計画書から切り出して貼るだけです。
完成した概要版
1枚目は、運営理念、3つの柱、重点的な取組5項目、数値目標、配置人数、5年間の収支。 2枚目は、評価の観点ごとの取組一覧、年間スケジュール、図の引用です。
驚いたのは数字です。 指定管理料の運営分と施設管理分の合計、5年間の合計、配置人数の合計。 Geminiが自分で計算した数字も含めて、計画書と1つも違っていませんでした。
昔は、計画書とにらめっこしていた
正直に言います。 以前は、概要版づくりにかなり時間がかかっていました。
計画書を1ページずつめくって、要点に線を引く。 表の数字を書き写す。 「この言い回し、短くしたら意味が変わらないか」と悩む。 2枚に収まらなくて、レイアウトを何度も組み直す。
今は、叩き台が出てきます。 人がやるのは、確認と仕上げだけです。
すばらしい時代になりました。
特別なスキルも、高単価なコンサルも要りません。 必要なのは、計画書と、プロンプトと、少しの対話だけです。
プロンプト全文（コピペOK）
実際に使ったプロンプトです。 下からダウンロードしてお使いください。 ダウンロードしたら、プロンプトの [ ] の部分を自分の案件に書き換えて使ってください。 詳細は下に記載しています。
事業計画書の「概要版」をAIで2枚にまとめるプロンプト【全文】
選定後の顔合わせ・議会説明にそのまま使えるプロンプトを無料公開中！
資料に含まれる内容
- 事業計画書PDFを渡すだけで概要版の叩き台が完成
- Gemini・ChatGPT・Claudeなど主要AIで使える
- 数字・表現を変えない「忠実さ」のルール入り
- 計画書内の食い違いもAIが報告
- [ ]を書き換えるだけで自社案件に対応
- Googleドキュメント形式・コピペOK
添付のプロンプト内で書き換えるのはここだけ
| 書き換える箇所 | 書き方の例 |
|---|---|
| [施設名] | ケアハウス市立船橋長寿園 |
| [指定期間] | 2027年4月〜2032年3月 |
| [用途] | 議会説明用／担当課との顔合わせ用 |
| 形式の行 | Geminiで作るなら「Googleスライドで2枚」に変えてもOK |
| [応募団体名を伏せる] | 選定後なら「いいえ」、審査用なら「はい」 |
| [提出日]・[作成者名] | 自社の情報 |
用途の行を「議会説明用」にするか「担当課への事前説明用」にするかで、AIが言葉の選び方を変えてくれます。 顔合わせ用と議会用で、2パターン作っておくのもおすすめです。
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このプロンプトの肝は「足さない・変えない・黙って直さない」
概要版で一番こわいのは、デザインの崩れではありません。 計画書と違うことが書いてあることです。
議会や担当課に出した概要版の数字が、計画書と1つでも違っていたら。 信用を失うのは一瞬です。
だからこのプロンプトでは、見た目より先に「忠実さ」のルールを決めています。
- 計画書にないことは書かない
- 数字は1つも変えない。計算したら検算する
- 「実施する」を「検討する」に弱めない
- 計画書の中の食い違いを見つけたら、勝手に直さず報告させる
最後のルールは、思わぬところで効きました。 同じプロンプトを別のAIで試したとき、サンプル計画書のミスを指摘されたんです。 施設管理の章に、衛生管理の章の取組方針がそのまま入っていました。 コピペの跡です。
作った本人も、気づいていませんでした。 概要版を作るついでに、計画書の「読み直し」までしてもらえたわけです。
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使うときの注意点
便利ですが、任せきりはNGです。 今回の完成版でも、人が直すべきところが少しだけありました。
- 根拠ページの書き方：「募集要項（P.6）」と書かれていましたが、実際は計画書のページでした。読み手が混乱しないよう、「計画書P.6」に直します
- 計画書にない言葉の補足：計画書は「9年度」表記なのに、「令和9年度」と補われていました。間違いではありませんが、補った部分は人が確認します
- 数字の途中改行：表の中で「16,800」が「16,8」と「00」に分かれていました。印刷すると読み違いのもとなので、列幅を広げて直します
- 写真やイラストを使う場合は、権利関係を確認する
- 自治体に出す前に、施設長や担当者と内容をすり合わせる
どれも5分で直せる程度です。 でも、この5分の確認があるかどうかで、議会資料としての信頼性が変わります。
AIは叩き台づくりの名人です。 仕上げの責任者は、あなたです。
さあ、次の顔合わせに「2枚」を持っていこう
選定はゴールではなく、スタートです。 顔合わせの場で、担当課の方に2枚の概要版を渡す。 「これが、私たちが5年間でお約束することです」と話す。
それだけで、最初の信頼の積み上げ方が変わります。 議会での説明を支える資料にもなります。
計画書は、もう書き上げてあります。 あとは、AIに2枚にまとめてもらうだけです。 ぜひ、次の案件で試してみてください。
まとめ
- 概要版の出番は、選定後の顔合わせと議会説明
- 提案時に出していても、「約束の一覧」として整理し直す価値がある
- Gemini（Canvas）なら、計画書PDFとプロンプトだけで叩き台が出てくる
- 書き出しはGoogleスライド・PDF・PPTXから選べる
- はみ出しは「はみ出ているよ」と伝えれば直る。写真と図だけは人が差し込む
- プロンプトの肝は「足さない・変えない・黙って直さない」
計画書を書く力は、そのまま伝える力になる。 AIは、その橋渡しを手伝ってくれます。
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📢 この記事は11月14日（土）から、Pro会員限定記事になります。 無料で全文を読めるのは今だけです。プロンプト全文も、ぜひ今のうちに保存しておいてください。
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ヤマザキは2004年から大学で指定管理者制度を研究し、
2010年からの10年間は、指定管理／PFI／PPPのコンペや運営現場の最前線に立ち続けてきました。
その後はスタートアップとの協業や出資、ハッカソンも数多く主催。「現場」と「未来」双方の知見を活かした情報発信を行っています。
その経験をもとにした本サービス「指定管理者制度AI」では、実際にAIを活用した提案書・企画書作成サービスを展開。 豊富な採択事例データベースと高度な自然言語処理技術により、要点整理から文書構成の最適化まで包括的にサポートします。
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