指定管理者のみなさん、AIを使いこなすなら「スクショ&画像コピー」を使い倒せ!

皆さん、こんにちは。 指定管理者制度AI編集長のヤマザキです。 突然ですが、みなさん、こんな経験ありませんか?

自治体から届いた募集要項のPDF。 手書きのメモが入った過去の事業報告書。 なぜか今でもFAXで送られてくる施設の利用状況。

「この情報、AIに読んでもらえたら一発なのに…」

そう思いながら、わざわざテキストを打ち込み直していませんか?

実は、それ。 めちゃくちゃもったいない時間の使い方なんです。

この記事でわかること

• なぜスクショ活用がAI時代の必須スキルなのか
• 最速でスクショ&コピーする設定方法
• 手書き・FAX・PDFもAIが読める時代の活用法
• 指定管理の実務で使える具体的な活用シーン
• 「面倒くさい」を「一瞬」に変える習慣づくり

「打ち込むのが面倒」で、思考が止まっていませんか?

私も、よくこんな場面に遭遇します。

自治体の仕様書を読んでいて、ふと気になる条文。 「これって、どういう意味だっけ?」

AIに聞けば一発で解説してくれるとわかっている。 でも、その一文を手入力するのが、なんとなく億劫。

結局スルー。 あとで「ちゃんと調べておけばよかった…」と後悔する。

この「面倒」という感情。 実は、AIを使いこなせるかどうかの分水嶺なんです。

指定管理の現場は、まだまだ「アナログ資料」だらけ

ここで、指定管理者ならではの話をしましょう。

私たちが日々向き合う資料って、 「デジタル完結」からは程遠いですよね。

よくあるアナログ資料たち

• 前任者が手書きで残した引継ぎノート
• 施設管理者が鉛筆で書き込んだ点検記録
• 利用者アンケートの自由記述(手書き)
• なぜか今でもFAXで届く自治体からの連絡
• スキャンしただけの画像PDF(テキスト検索できない)
• ホワイトボードに書かれた月間予定表

こういう資料、皆さんの職場にもありませんか?

で、これを活用しようと思ったら、 従来は「手で打ち込む」しかなかった。

でも、今は違うんです。

スマホで撮影・スクショして、AIに投げれば、全部読んでくれる時代になりました。

たかが数秒、されど数秒

「画像ダウンロードしてアップするのと、そんな変わらないんじゃない？」 「撮って、コピーして、貼り付けるだけでしょ?」 「そんなの、誰でもできるじゃん」

そう思いますよね。

でも、その「数秒」が積み重なって、あなたのAI活用頻度を決めているんです。

従来のやり方(ChatGPTアプリの場合)

1. 画像を保存する
2. ChatGPTアプリを開く
3. 画像追加ボタンをクリック
4. 該当画像を探す
5. 選択してアップロード
6. 質問を入力

…うん、よく考えると、ちょっと作業多いかも。。。

ワンアクション化した場合

1. ボタン一つでスクショ&コピー完了
2. AIのチャット欄で貼り付け(Ctrl+V / Command+V)
3. 質問を入力

これだけ。

「質問しない」を「質問する」に変える魔法

この差、実は想像以上に大きいんです。

人間の脳は不思議なもので、 「6ステップ」と「3ステップ」では、 行動のハードルが倍以上違うと感じてしまう。

結果、こんなことが起きます。

従来型の人

ワンアクション派の人

つまり、ワンアクション化すると、 AIを使う回数が自然に増えるんです。

そして、使えば使うほど、 提案の質も、企画の深さも、圧倒的に変わってくる。

AIは、手書きもFAXも読める

ここ、めちゃくちゃ重要なポイントです。

「AIってテキストしか読めないんでしょ?」

そう思ってる方、多いんじゃないでしょうか。

違うんです。

今のAIは、画像の中の文字も、手書きも、ほぼ完璧に読み取れます。

実例:こんな資料も読める

• 施設管理者が手書きで残した点検記録
• 利用者が書いたアンケートの自由記述
• FAXで届いた自治体からの通知文
• ホワイトボードに書かれたイベント予定
• 過去の提案書(スキャンしただけの画像PDF)
• 前任者が残した引継ぎノート

全部、スクショしてAIに投げれば、

「この記録から、設備の劣化傾向を分析して」 「このアンケート結果を分類して」 「この通知文の要点をまとめて」

こんな指示が、サクッとできちゃうんです。

実務での活用シーン

指定管理の現場で、こんな場面ありませんか?

ケース1:募集要項の読み込み

自治体から届いたPDFの募集要項。 気になる一文があるけど、意味がよくわからない。

→ その場でスクショ→AIに「この条文、どういう意味?」

ケース2:過去の提案書の分析

「前回の提案、どんな構成だったっけ?」

書類庫から引っ張り出してきた、10年前の提案書。 スキャンしただけの画像PDFで、テキスト検索もできない。

→ スライドをスクショ→「この提案の論理構成を分析して」

ケース3:手書きアンケートの集計

利用者アンケートの自由記述欄。 手書きコメントは学びが多い反面、読んで分析するだけでも一苦労。

→ まとめてスクショ→「この意見を分類して、主要な要望を抽出して」

ケース4:FAXで届いた自治体通知

「また紙か…」と思いながら受け取ったFAX。 でも、重要な変更事項が書いてある。

→ スクショ→「この変更が、私たちの業務に与える影響は?」

ケース5:引継ぎノートの理解

前任者が残した、手書きの引継ぎノート。 「この略語、何のこと?」

→ 該当ページをスクショ→「この文脈で『○○』って何を指してる?」

ケース6:ホワイトボードの記録

会議で出たアイデアを、ホワイトボードに書き出した。 「これ、議事録に起こすの面倒だな…」

→ スクショ→「この内容を議事録形式で整理して」

いちいち打ち込んでたら、 「まあいいか」で終わってたはず。

でも、ワンアクションなら? 気になった瞬間に、秒で解決できるんです。

あなたもAIも、一緒に賢くなる

ここからが、もっと面白い話。

スクショでガンガン資料を投げ込んでいくと、 こんな変化が起きます。

あなた側の変化

• 「これ、どういう意味だろう」→即解決
• 「過去の事例、どうだったっけ」→すぐ確認
• 「この視点、足りないかも」→その場で補強

つまり、理解が深まるスピードが爆速になるんです。

AI側の変化(NotobookLMを使っている場合)

GoogleのNotebookLMにデータを上げていけば、 （ChatGPTやClaudeの場合はプロジェクト） あげたデータに書いてある過去の会話やアップロードした資料を記憶してくれるんです。

つまり、

• 手書きの引継ぎノート
• 過去5年分の事業報告書
• 自治体とのやりとり記録
• 利用者アンケート

こういうのを、ガンガン投げ込んでおくと、 AIがあなたの施設専門のコンサルタントになってくれる。

「去年と比べて、今年の利用者ニーズはどう変わってる?」 「過去の提案で評価された企画って、どんな特徴があった?」 「この自治体が重視してる評価軸は何?」

こんな質問に、 あなたの施設の文脈を踏まえて答えてくれるようになるんです。

【ChatGPTのプロジェクトの場所】

【Claudeのプロジェクトの場所】

設定方法を、デバイス別に解説

では、実際にどう設定すればいいのか。 PC別に、最速の方法をお伝えします。

【PC編】Windows

Windowsには、標準で超便利なショートカットが用意されています。

設定方法

Windows + Shift + S

これを押すと、画面が暗くなって範囲選択モードに。 マウスでドラッグした範囲が、自動的にクリップボードにコピーされます。

あとはAIのチャット欄で Ctrl + V するだけ。

ポイント

• デスクトップに保存する必要なし
• ファイルを探す手間なし
• 範囲を自由に選べる
• 手書き文字もFAXも、そのまま投げればOK

これだけで、作業効率が段違いです。

【PC編】Mac

Macの場合、デフォルトだと4つのキーを同時押し。 これ、正直きついですよね。

でも、設定を変えれば3つに減らせます。

おすすめ設定

「システム設定→キーボード→キーボードショートカット」

「スクリーンショット」

ここで、選択部分のピクチャをクリップボードにコピーをダブルクリック

これで、Command + Shift + 4 に割り当てる。

これで、以後、Command + Shift + 4 をクリックして画面の好きな範囲を選択するだけで、 自動的にコピー完了です。

さらに時短したいなら

多ボタンマウス(Logicool MX Ergoなど)を使っている方は、 マウスのボタンに「スクショ」と「ペースト」を割り当てると最強。

右手だけで、スクショ→貼り付けまで完結します。

紙の資料を見ながら、マウスをカチカチするだけ。 これ、慣れると本当に快適です。

Logicool MX Ergo

習慣化のコツ:「とりあえず撮る」から始める

最初は、完璧を目指さなくてOK。

「これ、あとで使うかも」 「ちょっと気になるな」 「字がとても多いけど、全部読めるかな?」

そう思ったら、とりあえず撮る。

AIに質問するかどうかは、あとで決めればいい。

大事なのは、 「情報をテキスト化する手間」をゼロにすること。

そうすると、不思議なことに、 「せっかく撮ったし、聞いてみるか」 という気持ちになるんです。

で、聞いてみたら、思わぬ発見があったりする。

「手書きでも、ちゃんと読み取ってくれた!」 「FAX資料の画像写真、一発で要約してくれた!」 「この情報、プロジェクトに蓄積しておこう」

この小さな成功体験が積み重なって、 気づいたら、AIが「相棒」になってる。

アナログ資料こそ、AI活用のチャンス

実は、指定管理の現場って、 AI活用の宝の山なんです。

なぜか?

アナログ資料が多いから。

つまり、 「まだ誰もデジタル化してない情報」が、 そこら中に転がってるってこと。

これを、AIと一緒に読み解いていけば、

• 過去の提案の勝ちパターンが見えてくる
• 利用者ニーズの変遷が分かってくる
• 自治体が本当に求めてることが見えてくる
• 現場のナレッジが、言語化されていく

こういう「暗黙知」が、 「形式知」に変わっていくんです。

で、これって、 めちゃくちゃ強い武器になる。

ライバル企業は、まだやってない。 でも、あなたはもう始めてる。

この差が、受注率に直結します。

まとめ:「面倒」を削ぎ落とせば、AIは勝手に使いこなせる

結局、AIを使いこなせるかどうかって、 「技術力」じゃないんです。

「使うハードルを、どこまで下げられるか」

その勝負。

スクショ&コピーの習慣化は、 その第一歩。

でも、この一歩が、 あなたの提案書の質も、 企画の深さも、 受注率も、

全部変えてくれる可能性があるんです。

そして、指定管理の現場にある、 手書きも、FAXも、古い資料も、

全部が「学びの素材」に変わる。

あなたも、AIも、一緒に賢くなっていく。

そんな未来が、ボタン一つで手に入ります。

🧩 3行まとめ

• スクショ&コピーの習慣化で、手書きもFAXもAIに秒で投げられる
• アナログ資料の多い指定管理の現場こそ、AI活用の宝の山
• 「とりあえず撮る」習慣が、あなたとAIを一緒に賢くしてくれる

別に、全部理解しなくていいんです。

まずは今日、一回だけ。

スクショ&コピーを徹底して、 目の前の手書き資料を、AIに投げてみてください。

「え、AIって手書きでも読めるんだ!」

その驚きが、明日のあなたを、 ちょっとだけAIに詳しくしてくれるはずです。

指定管理者制度AI 編集長 山崎