NotebookLMの進化が変える公共施設管理の現場 〜資料作成業務はどう変わるのか〜

会議室で、上司がこう言う。

「明日の委員会で今年度の成果報告するから、スライド作っといて」

時計を見ると、もう夕方5時。 年度報告書は50ページ。 Excel集計表は10シート。 パワポのテンプレートを開いて、深呼吸して、覚悟を決める。

「今日も終電コースか…」

知ってますか? この光景が、もう過去のものになりつつあるんです。

Googleの実験的AIツール「NotebookLM」が2025年11月、とんでもない進化を遂げました。 読み込ませた資料から、スライドも図解も、全自動で"完成品"を作り出せるようになったんです。

NotebookLM

この記事でわかること

• NotebookLMが公共施設管理の現場で「使える」理由
• 資料作成業務がどう変わるのか、具体的なシーン
• 実際に使う上での注意点と制約
• これから求められる「人間の仕事」とは何か
• 明日から始められる第一歩

NotebookLMという"実直すぎる秘書"

まず押さえておきたいのは、NotebookLMの根本的な設計思想。

ChatGPTやGeminiは「物知り博士」です。 何でも知ってるし、アイデアもバンバン出してくれる。

でもその代わり、知らないことでも「もっともらしい嘘」をつくことがある。 「この資料に基づいて回答して」と頼んでも、勝手に外部の知識を混ぜてしまう。

NotebookLMは違うんです。

「渡された資料しか知らない、実直すぎるAI秘書」──これが本質。

アップロードした資料の中身だけを使って答える。 そして必ず「資料のこの部分に書いてありました」と出典を示してくれる。

資料に書いていないことは、きっぱり「わかりません」と答える。

なぜ公共施設の現場で"刺さる"のか

私たちは日常的に、嘘が許されない情報を扱っています。

条例、指定管理協定書、避難マニュアル、設備の保守点検記録。

AIが勝手に外部知識を混ぜて「それっぽい回答」を作ってしまったら? 契約条項を間違えて解釈されたら?

致命的ですよね。

NotebookLMの「知らないことは知らない」という姿勢。 この誠実さこそが、公的業務での信頼性を担保してくれるんです。

上司から「この50ページのマニュアル読んどいて」と言われたとき。 全部放り込んでおけば、必要なタイミングで「◯◯のやり方教えて」と聞くだけ。 該当ページの情報だけを、正確に教えてくれる。

マニュアル読むのが拷問だと思ってる人(私もです)には、革命的なツールなんです。

2025年11月、何が起きたのか

今回追加されたのは「アウトプットの全自動化」。

資料をアップロードして指示するだけで:

• プレゼン用スライド一式
• 図解(インフォグラフィック)

デザイン、画像、テキスト、構成。 すべて整った「完成品」が出てくる。

しかも使い方は驚くほどシンプルでした。 資料をアップロードして、メニューから「スライド生成」を選ぶだけ。

これだけで、AIが資料の内容を解析し、最適な構成とデザインで出力してくれる。

日本語の"呪文問題"が解消された

AIが作る画像って、文字が謎の呪文みたいになること、ありましたよね。

「AI特有の文字化け」──この問題がかなり解消されたんです。

Googleの最新技術「Imagen 3」が搭載されて、日本語の描写精度が段違いに向上しました。 複雑なグラフも、漢字も、驚くほどクリアに描画される。

実際に使ったユーザーからは「学術論文を読み込ませたら、10分で論理構成が完璧な15枚のスライドができた」という声が上がっています。

15枚ですよ。 構成案だけじゃなく、画像やデザインまで整っているものが。

公共施設の現場で、こう変わる

具体的なシーンで考えてみましょう。

シーン①:議会報告資料の急な依頼

冒頭のあのシーンです。 「明日の委員会で今年度の事業成果を報告するスライド、今日中に作って」

従来の対応
年度報告書を読み返す。 Excel集計表を確認する。 深夜までパワポと格闘する。 翌朝、目の下にクマを作りながら提出。

NotebookLM活用後
年度報告書PDFと月次データをアップロード。 「議会報告用に15枚程度のスライドを作成」と指示。 10分で構成済みスライドが完成。 人間は数値の最終確認と調整のみ。

徹夜での「スライドのデザイン調整」という崇高な業務が、数分の待ち時間に置き換わるんです。

シーン②:施設利用マニュアルの確認業務

新人スタッフから聞かれます。 「大規模イベント時の警備体制ってどうなってましたっけ?」

従来の対応
50ページの施設管理マニュアルをめくって該当箇所を探す。 「えーっと、確か第3章の…どこだっけ…」

NotebookLM活用後
マニュアルPDFを事前にアップロード済み。 「大規模イベント時の警備体制を教えて」と質問。 該当ページの情報を出典付きで即回答。

マニュアルが分厚ければ分厚いほど、威力を発揮します。

シーン③:広報用インフォグラフィック作成

SNSで今年度の施設利用状況をビジュアルで発信したい。

従来の対応
デザイナーに外注するか(予算がないとできない)。 自分でパワポの図形を駆使するか(デザインセンスに自信がない)。

NotebookLM活用後
事業報告書をアップロード。 「インフォグラフィック」をクリック。 プロレベルの図解が数分で完成。

長文レポートを1枚の画像でサマリーしてシェアしたいとき。 プロのデザイナーに頼む手間とコストを、一瞬で代替できるレベルに達しています。

過信は禁物──使う上での注意点

ここで忖度なしの注意点をお伝えします。

制約①:出力はPDF形式

現状、生成されるスライドはPDF形式。 PowerPointのようにテキストを直接編集することはできません。

画像として出てくる、ってことです。

だから、使い方は2つに割り切る必要があります:

• 「完成品」としてそのまま使うか
• あくまで「構成とデザインの参考(下書き)」として使うか

この割り切りができないと、「修正できないじゃん!」とイライラすることになります。

制約②:100%完璧ではない

Googleの最新技術といえど、まだ完璧ではありません。

たまに漢字の書き間違いがあったり、内容を少し「盛って」しまうことがある。

人間の最終チェックは必須です。

特に公的文書として使用する前は、数値や固有名詞を入念に確認してください。 条例の条文番号が間違ってたら、シャレになりませんからね。

NotebookLMの2つの最強の武器

公共施設管理の現場でNotebookLMが輝く理由は、2つの武器にあります。

武器①:Googleドライブとの連携

もしGoogleドライブで社内文書を管理している会社であれば、

NotebookLMは直接ドライブから資料を読み込めるんです。 既存の情報管理システムにスムーズに統合できる。

社内資料を集積しやすい──これが地味に強い。

武器②:「嘘をつかない」信頼性

公的業務では「正確性」が何よりも重要。

NotebookLMは渡された資料にない情報は「わかりません」と明言する。 条例や契約書など、嘘が許されない場面での事実確認に最適なんです。

この2つの武器の組み合わせ。 これこそが、私たちの現場で「使える」と感じる理由なんです。

仕事はなくならない。変わるだけだ

「AIに仕事を奪われる」──そういう不安、ありますよね。

でも私はこう思うんです。 仕事はなくならない。変わるだけだ、って。

従来の仕事
資料をゼロから作ることに時間を費やす

これからの仕事
AIが出した8割完成の資料をチェックして仕上げる

具体的には:

• AIの役割: 膨大な資料の分析、構成案の作成、デザインの下書き(8割)
• 人間の役割: 内容の正確性確認、地域特性の反映、最終判断(残り2割)

人間は本来注力すべき「施設運営の質的向上」「利用者対応」「地域との関係構築」といったクリエイティブな業務に時間を使えるようになる。

「8割の完成度までの下書き」はAIに任せる。 人間は「残り2割の仕上げと意思決定」に集中する。

これが、これからの賢い働き方だと思うんです。

徹夜でパワポの文字サイズを揃えることに、あなたの人生の時間を使う必要はない。 その時間で、もっと大切なことができるはずだから。

明日から始める第一歩

まずは次のような資料をNotebookLMにアップロードしてみてください:

①施設管理マニュアル
→ 日常の疑問に即答するAI秘書として

②過去の事業報告書
→ 急な資料作成依頼時の下書き生成に

③月次の活動記録
→ 定期報告のスライド自動生成に

重要なのは「完璧を求めない」こと。

まずは下書き作成ツールとして使い始める。 徐々に活用の幅を広げていく。 それが賢明なやり方だと思います。

NotebookLMは無料で利用できます。 Googleアカウントがあれば、誰でも使える。

騙されたと思って、溜まっている報告書を放り込んでみてください。 その便利さに、きっと驚かれるはずです。

🧩 3行まとめ

• NotebookLMは「嘘をつかない」信頼性と「Googleドライブ連携」で公的業務に最適
• 資料作成業務は「8割AI、2割人間」の分業体制へシフトしていく
• まずは下書き生成ツールとして使い始め、徐々に活用の幅を広げよう

資料作成業務の革命は、もう始まっています。

膨大な社内資料から、正確なスライドや図解を一瞬で生成する。 それが当たり前になる時代は、もう目の前です。

「AIに仕事を奪われる」のではなく、「AIを味方につけて、本当に価値ある仕事に集中する」。

この視点の転換が、これからの私たちには求められている。

そんな第一章の幕開けでした。