ChatGPTで変わる！指定管理者の文章作成術〜AI編集機能で業務効率化〜

\みなさん、こんにちは。指定管理者制度AI編集長のヤマザキです。

先日、ある公共施設の館長さんからこんな相談を受けました。 「イベント告知の文章を書くのに2時間もかかってしまって...もっと効率的に、読みやすい文章を作る方法はないでしょうか？」

実は、この悩みって多くの指定管理者の皆さんが抱えているんですよね。 報告書、企画書、利用者向けの案内文、議事録...日々の業務で文章を書く機会は本当に多いです。 でも安心してください。 今回は、ChatGPTの編集機能を使って、誰でも簡単に質の高い文章を作る方法をご紹介します。

この記事でわかること

・ChatGPTの編集機能の基本的な使い方 ・指定管理者業務に特化した文章改善のコツ ・キャンバス機能を使った効率的な編集方法 ・AI一括編集で時間を大幅短縮する方法 ・文章評価とスコアリングで品質向上を図る方法

なぜ文章編集にAIを活用すべきなのか

指定管理者として働く皆さんの多くは、もともと文章のプロではありませんよね。 でも、利用者の皆さんに情報を正確に、わかりやすく伝える責任があります。

従来の文章作成では、こんな課題がありました：

• 一度にたくさんの修正を指示されると混乱してしまう
• 専門用語が多くて、一般の方に伝わりにくい
• 文章の構成やトーンが統一されていない
• 修正に時間がかかりすぎて、本来の業務に支障が出る

ChatGPTの編集機能なら、これらの課題を段階的に、効率的に解決できるんです。

ChatGPTで効率的に文章を編集する手順

【ステップ1】ターゲット分析と用語の統一

まず最初に、読者層に合わせた専門用語の使い方を決めましょう。

指示：以下の手順と役割に従い、原稿を編集してください。
まずは手順1のみを実行してください。
修正後の原稿は手順5で出力してください。

役割：文章構成と品質管理の専門家
ターゲット：【想定する読者像をここに記入】

手順：
1. 想定読者層に基づき、専門用語の使用方針と説明の詳細度を決定
2. 文章全体の論理展開と構成を確認し、構成上の課題を箇条書きで指摘
3. ターゲットに合わせた表現に文体を統一
4. 誤字脱字の修正と表記の統一を行い、冗長な表現を削除
5. 修正後の原稿を要点とともに提示

原稿："""【この部分に原稿を貼り付ける】"""

【ステップ2】論理構成のレビュー

文章全体の流れと論理展開を確認します。 指定管理者の報告書や企画書では、特に「課題→解決策→期待効果」の流れが重要ですね。

【ステップ3】文体の調整

利用者向けの案内なら親しみやすく、行政向けの報告書なら丁寧に、といったように、読み手に応じたトーンに統一します。

【ステップ4】誤字脱字・表記統一

最後に細かい部分をチェック。これで完成度の高い文章になります。

キャンバス機能で共同編集を実現

ChatGPTのキャンバス機能は、まさに「AIと人間の共同編集」を可能にする画期的なツールなんです。

キャンバスの開き方

ChatGPTのブラウザ版やデスクトップ版で、GPT-5.0を選択し、プロンプト入力欄の下にある「＋」アイコンからキャンバスを開いてください。

キャンバス内での部分修正

キャンバス内では、生成された文章をWordやメモアプリにコピー&ペーストすることなく、ChatGPT上で直接編集できます。 さらに、文章中の気になる部分をドラッグしてプロンプトを入力すれば、その箇所に関する質問や修正をピンポイントで行えます。 これはまさにAIと人間の共同編集ですね。

AI一括編集機能で時間短縮

キャンバスには文章を一括で編集する便利な機能があります。画面右下の鉛筆アイコンにカーソルを合わせると、以下の5つのアイコンが表示されます：

主要な編集機能

□ 絵文字追加機能：文章全体に適切な絵文字を挿入 □ 最終仕上げ機能：誤字脱字の修正や文章の統一性を高めて全体の品質を向上 □ 読解レベル調整機能：読者の理解度に合わせて文章の難易度を調整 □ 文章の長さ調整機能：文章の長さを増減させ、内容の詳細さを調整 □ 編集提案機能：文章の改善点を特定し、具体的な修正案を提供

特に指定管理者の皆さんには、「読解レベル調整機能」と「編集提案機能」がおすすめです。 利用者向けの案内文では読みやすさを重視し、行政向けの報告書では専門性を保ちながらも明確さを追求できます。

文章の評価とスコアリング

完成した文章の評価や改善にAIを活用しましょう。 指定された改善点をプロンプトで依頼すれば、その後でそのまま文章に反映することもできます。 以下は点数で評価するプロンプトの例ですが、シンプルに「この文章を批評してください」とAIに問いても、良い点と悪い点を両方指摘してくれるので便利です。

あなたは文章評価の専門家です。
次の評価基準で原稿を評価し、改善案を示してください。

評価基準：
1. 論理構成（10点満点）
2. 読みやすさ（10点満点）
3. ターゲット訴求力（10点満点）

原稿：
"""【ここに原稿を貼り付け】"""

指定管理者ならではの活用ポイント

定型・非定型文を明確に使い分ける

指定管理者の業務では、利用規約のような定型文と、イベント案内のような創意工夫が必要な文章の両方を扱いますよね。

それぞれに適したAI活用法があります。

定型文では正確性と統一性を重視し、非定型文では読み手の心に響く表現を心がけましょう。

アウトラインで全体の筋道を固めてから本文を出力する

企画書や報告書を作成する際は、いきなり本文を書き始めるのではなく、まずアウトラインを作成することをおすすめします。

AIに「○○についての企画書のアウトラインを作成してください」と依頼し、構成を固めてから詳細を肉付けしていくと、論理的で読みやすい文章になります。

マルチステップ編集とAIによる評価で文章の質を高める

一度に完璧な文章を作ろうとせず、段階的に改善していく姿勢が大切です。

「できる範囲で、少しずつ」というスタンスで取り組んでくださいね。

実際の業務での注意点とリスク対応

個人情報の取り扱いに注意

ChatGPTを使用する際は、利用者の個人情報や機密情報を含む文章は絶対に入力しないでください。 特に、名前、住所、電話番号などの個人を特定できる情報は要注意です。

最終的な品質管理は人間の責任

AIは強力な編集作業をサポートしてくれますが、最終的な品質管理は人間の責任です。 特に法的な表現や数値データについては、必ず専門家に確認を取るか、信頼できる資料で裏付けを取ってくださいね。

組織のガイドラインを確認

所属する組織でAIツールの使用に関するガイドラインがある場合は、必ずそれに従ってください。 心配な場合は、上司や担当部署に相談することをおすすめします。

まとめ

今回ご紹介したChatGPTの編集機能は、指定管理者の皆さんの日常業務を大きく効率化してくれる強力なツールです。

この章のポイント

• 定型・非定型文を明確に使い分ける
• アウトラインで全体の筋道を固めてから本文を出力する
• マルチステップ編集とAIによる評価で文章の質を高める

文章作成に苦手意識を持っている方も、大丈夫です。 AIをパートナーとして活用すれば、きっと質の高い文章を効率的に作成できるようになります。

最初は慣れないかもしれませんが、少しずつ試してみてください。 利用者の皆さんにとって、より分かりやすく、心に響く情報発信ができるようになれば、それが地域の活性化にもつながっていくはずです。

一緒に、AIの力を借りながら、より良い指定管理者としての業務を進めていきましょう。 何か困ったことがあれば、いつでも気軽にご相談くださいね。

心配ありません。皆さんなら、きっとできます！