指定管理者必見！ChatGPT活用で謝罪・催促メールの悩み解決【失礼のないビジネスメール作成術】

みなさん、こんにちは。指定管理者制度AI編集長のヤマザキです。

先日、ある指定管理者の施設長さんから、こんな相談を受けました。

「ヤマザキさん、謝罪メールや催促メールを書くのが本当に苦手で...。相手を怒らせてしまったり、逆に言いたいことが伝わらなかったり。もう何度書き直したかわからないんです」

その気持ち、痛いほどわかります。

指定管理者として日々の業務に追われる中で、利用者や自治体、協力業者との間で生じる様々な問題。納期の遅れ、ミスの指摘、催促など、デリケートな内容のメールを書かなければならない場面は本当に多いものです。

でも大丈夫です。

今日は、そんな「失礼のないビジネスメール」を効率よく作成する方法をお話しします。

実は、適切なプロンプトを工夫することで、感情的な表現を避けた落ち着いた文面を簡単に作ることができるんです。

この記事でわかること

・指定管理者が直面しがちなメール作成の課題と解決策 ・相手との関係性を損なわない「失礼のないメール」の基本原則 ・ChatGPTを活用した効率的なビジネスメール作成テクニック ・謝罪・催促・指摘メールの具体的なプロンプト活用例 ・施設管理業務における円滑なコミュニケーションのコツ

なぜ「失礼のないメール」が重要なのか

指定管理者の皆さんなら、日々実感されていることでしょう。

施設の運営においては、自治体の担当者、利用者、清掃業者、設備メンテナンス会社など、本当に多くの方々とのやり取りが必要です。

そして、残念ながら全てがスムーズに進むわけではありません。

設備の故障で利用者にご迷惑をおかけしたり、業者の作業が予定通りに進まなかったり、自治体への報告が遅れてしまったり...。

そんな時に必要になるのが「失礼のないメール」なんです。

感情的になってしまったり、逆に冷たすぎる文面になってしまったりすると、せっかく築いてきた信頼関係にヒビが入ってしまう可能性があります。

特に指定管理者は、継続的な関係性が重要ですから、一通のメールが将来の業務に大きく影響することもあるんですね。

ChatGPTで解決！プロンプト活用術

そこで活用したいのがChatGPTです。

でも、ただ「謝罪メールを書いて」とお願いするだけでは、なかなか思うような文面にならないことが多いんです。

大切なのは、適切な「プロンプト（指示文）」を用意すること。

以下のような条件を明確にしてあげることで、格段に使いやすいメールが生成されます。

プロンプトの型：失礼のないビジネスメール

以下の条件を満たすビジネスメールを作成してください。

# 条件（固定部分）
・感情的にならず、丁寧かつビジネスライクな文面にしてください
・相手に不手際やミスを指摘する場合は、クッション言葉を使ってください
・行き違いの可能性を示唆し、断定的な表現は避けてください
・謝罪が必要な場合は、何を謝っているのかを明確にしてください
・催促や確認をする場合は、「ご対応いかがでしょうか」のように柔らかく書いてください

# 誰に、何を伝えたいか？（可変部分）
※簡条書きで簡単に記述する 
例：「納品が遅れているので謝罪したい」「相手の誤送信を指摘しつつ、今後の対応をお願いしたい」など

実際に使えるプロンプト3選

ケース1：納期の遅れを謝罪するメール

プロンプト例：納期の遅れを謝罪するメール
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以下の条件を満たすビジネスメールを作成してください。

# 条件（固定部分）
・感情的にならず、丁寧かつビジネスライクな文面にしてください
・相手に不手際やミスを指摘する場合は、クッション言葉を使ってください
・行き違いの可能性を示唆し、断定的な表現は避けてください
・謝罪が必要な場合は、何を謝っているのかを明確にしてください
・催促や確認をする場合は、「ご対応いかがでしょうか」のように柔らかく書いてください

# 誰に、何を伝えたいか？（可変部分）
・取引先の○○市役所・担当の田中様あて
・月次報告書の提出が予定の納期を過ぎてしまい、謝罪したい
・遅延の原因（システム障害による集計ミス）を簡潔に説明したい
・新しい提出予定日時を伝えたい
・再発防止策をひと言加えたい

↓ このプロンプトで生成されるメール例

件名：月次報告書提出遅延に関するお詫びと今後の対応について

○○市役所 田中様

お世話になっております。株式会社XYZの山田です。

このたびは、月次報告書のお届けが予定の納期を過ぎてしまい、大変ご迷惑をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。

遅延の原因につきましては、当社内でのシステム障害による集計に一部誤りがあり、データ修正に想定以上の時間を要してしまったことによるものです。ご連絡が遅れましたことも、重ねてお詫び申し上げます。

現在、報告書の準備が整っており、○月○日（○）午後に提出させていただく予定でございます。もしご都合が合わない場合は、別日程の調整も承りますので、ご一報いただけますと幸いです。

今後このような事態が発生しないよう、システム管理体制の見直しと確認フローの再確認を進めております。

お忙しい中恐縮でございますが、上記内容についてご確認いただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

ケース2：相手の誤りを指摘するメール

プロンプト例：相手の誤りを指摘するメール
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以下の条件を満たすビジネスメールを作成してください。

# 条件（固定部分）
・感情的にならず、丁寧かつビジネスライクな文面にしてください
・相手に不手際やミスを指摘する場合は、クッション言葉を使ってください
・行き違いの可能性を示唆し、断定的な表現は避けてください
・謝罪が必要な場合は、何を謝っているのかを明確にしてください
・催促や確認をする場合は、「ご対応いかがでしょうか」のように柔らかく書いてください

# 誰に、何を伝えたいか？（可変部分）
・取引先の株式会社XYZ社・経理ご担当者あて
・先方から受領した請求書の金額に誤りがあるようなので確認したい
・金額差の具体的な数字（例：合計金額が10,000円足りない）を指摘したい
・行き違いの可能性もあるため、もしすでに修正済みなら申し訳ないという文言を入れたい

↓ このプロンプトで生成されるメール例

件名：請求書金額についてのご確認のお願い

株式会社XYZ 経理ご担当者様

いつもお世話になっております。株式会社ABCの田中です。

先日お送りいただきました請求書について、ご確認いただきたい点がございます。

お送りいただいた請求書を拝見したところ、合計金額が当方の記録と相違があるように見受けられます。当方の計算では、合計金額が10,000円不足しているように思われるのですが、ご確認いただけますでしょうか。

もしすでにご修正済みでしたら大変失礼いたします。また、当方の確認に誤りがある可能性もございますので、お手数ですが今一度ご確認いただければ幸いです。

行き違い等でご迷惑をおかけしましたら申し訳ございません。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお声がけください。

どうぞよろしくお願いいたします。

ケース3：催促メール

プロンプト例：催促メール
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以下の条件を満たすビジネスメールを作成してください。

# 条件（固定部分）
・感情的にならず、丁寧かつビジネスライクな文面にしてください
・相手に不手際やミスを指摘する場合は、クッション言葉を使ってください
・行き違いの可能性を示唆し、断定的な表現は避けてください
・謝罪が必要な場合は、何を謝っているのかを明確にしてください
・催促や確認をする場合は、「ご対応いかがでしょうか」のように柔らかく書いてください

# 誰に、何を伝えたいか？（可変部分）
・株式会社MNO・営業部の田中様あて
・数日前に依頼した見積書が届いていないため、状況を確認したい
・行き違いがある可能性もあるので、先方がすでに送付済みなら再送をお願いしたい
・いつまでに送ってもらえるか、期限を伝えつつ押しつけがましくならないようお願いしたい

↓ このプロンプトで生成されるメール例

件名：見積書についてのご確認

株式会社MNO 営業部 田中様

いつもお世話になっております。株式会社DEFの佐藤です。

先日お願いいたしました見積書について、進捗をご確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

もしすでにお送りいただいているようでしたら、こちらで受信できていない可能性もございますので、お手数ですが再送していただけますでしょうか。

また、まだ作成中でしたら、いつ頃お送りいただけるかお教えいただければ助かります。こちらの都合としては、来週中にいただけると大変ありがたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。

お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

プロンプトを自分なりにカスタマイズする方法

1. 関係性に応じた調整

• 初回取引先：「より丁寧な敬語で」を追加
• 長期取引先：「親しみやすい文体で」を追加

2. 業界特有の表現

• 「施設管理業界の専門用語を適度に使用して」
• 「自治体向けの公式な文書スタイルで」

3. 緊急度の調整

• 「緊急性は高いが、相手を急かさない表現で」
• 「期限は明確にしつつ、柔軟性も示して」

といった感じで、基本のプロンプトは、皆さんの職場のスタイルに合わせて調整すると効果的です。

たとえば、比較的カジュアルな関係性の相手が多い場合は「親しみやすい文体を指定」したり、厳格な業界なら「より格式ある表現で」と追加できます。

また、相手との関係性に応じて「初めてのやり取り」や「長期取引先」といった条件を加えたり、特定の業界用語を使うよう指示することもできます。

締めの言葉も状況に応じて「早急なご対応をお願いします」など具体的に指定すると、より実用的なメールが生成されます。

注意点とリスク対応

もちろん、プロンプトを使ったメール作成にも注意点があります。

まず、生成された文面は必ず一度読み返してください。

時として不自然な表現や、状況に適さない内容が含まれることがあります。

特に金額や日付などの具体的な数字は、必ずご自身で確認してから送信するようにしてください。

また、非常にデリケートな案件や法的な問題が絡む場合は、やはり上司や専門家に相談してから送信することをおすすめします。

AIはあくまでも下書きを作成するツールとして活用し、最終的な判断は人間が行うという姿勢が大切ですね。

重要なのは、相手の立場に立って考えること。どんなに完璧なプロンプトを使っても、相手のことを思いやる気持ちがなければ、良い関係性は築けません。

指定管理者として大切にしたい心構え

指定管理者の皆さんには、常に多くのステークホルダーとの調整が求められます。

自治体、利用者、業者、地域住民...。

それぞれ立場も関心事も異なる方々との円滑なコミュニケーションは、まさに指定管理者の腕の見せ所です。

でも、完璧を目指す必要はありません。

大切なのは、相手のことを思いやり、誠実に対応しようとする姿勢です。

その気持ちがあれば、たとえ表現が少し不十分だったとしても、相手には必ず伝わるものです。

今回ご紹介したプロンプト活用法は、あくまでも皆さんの業務をサポートする道具の一つ。

これを上手に使いながら、日々の施設運営をより円滑に進めていただければと思います。

まとめ

ChatGPTを活用した「失礼のないビジネスメール」作成術、いかがでしたでしょうか。

適切なプロンプトを用意することで、謝罪、催促、ミスの指摘といったデリケートな内容のメールでも、感情的な表現を避けて、相手との関係性を損なわない文面を効率的に作成できます。

指定管理者として、限られた時間の中で質の高いコミュニケーションを取るために、ぜひこの方法を試してみてください。

最初は慣れないかもしれませんが、使い続けることで必ずコツが掴めるはずです。

皆さんの施設運営が、より円滑で充実したものになることを心から願っています。一緒に頑張りましょう！