指定管理者必見！AIを業務パートナーにする最強プロンプト術

指定管理者として働くあなたへ。毎日の業務に追われ、「もっと効率的に、もっと住民に喜ばれる提案ができたら…」そんな思いを抱いていませんか？AIツールは気になるけれど、「何をどう聞けばいいのかわからない」「期待した答えが返ってこない」という経験をお持ちの方も多いはず。実は、AIとの対話には「コツ」があるのです。

この記事でわかること

• AIから的確な回答を引き出すプロンプト作成の5つのポイント • 指定管理者業務に特化した実践的なプロンプト例 • 実際に使える施設運営・イベント企画・住民対応のテンプレート • AIを業務改善のパートナーにする具体的な活用法

なぜプロンプト術が指定管理者に必要なのか

結論：適切なプロンプトが、AIを単なるツールから「頼れる業務パートナー」に変える

指定管理者の業務は多岐にわたります。施設の維持管理から利用者対応、イベント企画、自治体への報告書作成まで。限られた人員で質の高いサービスを提供するには、AIの力を借りることが今や必須となっています。

しかし、多くの方が「AIに質問してみたけど、思うような答えが得られない」という壁にぶつかります。これは、AIへの「質問の仕方」に問題があることがほとんどです。

私が運営する「指定管理者制度AI」でも、多くの相談を受けますが、プロンプトを少し工夫するだけで劇的に回答の質が向上することを日々実感しています。

効果的なプロンプトの5つの要素

AIが最適な答えを生成できるよう、以下の要素を組み込むことが重要です：

### 役割 ###
[AIにどんな専門家として答えてもらうか]

### 状況・背景 ###
[どんな状況・背景での質問か]

### 制約条件 ###
[守ってほしいルールや条件]

### 出力形式 ###
[どんな形式で答えがほしいか]

### 思考プロセス ###
[どんな手順で考えてほしいか]

指定管理者向けプロンプト実践法

ケーススタディ：体育館でのイベント企画

実際の現場を想像してみてください。あなたは市民体育館の指定管理者として、「高齢者も若者も楽しめる健康イベント」の企画を任されました。従来なら職員同士でブレインストーミングを重ね、類似施設の事例を調べ、企画書を何度も練り直す作業が必要でした。

従来のAIへの質問例： 「体育館でできるイベントを教えて」

改善後のプロンプト例：

### 役割 ###
あなたは指定管理者制度に精通した施設運営の専門家です。

### 状況 ###
市民体育館（アリーナ、武道場、トレーニング室完備）の指定管理者として、
多世代が参加できる健康促進イベントを企画する必要があります。
参加予想：50-100名、予算：30万円、開催時期：秋

### 制約条件 ###
• 高齢者（60歳以上）と若者（20-40歳）両方が楽しめること
• 事故リスクが低い内容であること
• 専門インストラクター1-2名の予算内であること
• 体育館の既存設備を活用すること

### 出力形式 ###
以下の形式で回答してください：
• イベント名
• 概要（100字以内）
• タイムスケジュール
• 必要な準備物
• 参加者への呼びかけ文案

### 思考プロセス ###
まず多世代参加型イベントの成功要因を分析し、
体育館の設備を最大限活用したプログラムを提案してください

このプロンプトを使うことで、AIは単なる「イベントのリスト」ではなく、あなたの施設に特化した、実現可能性の高い企画を、すぐに実務で使える形で提案してくれます。

業務別プロンプト活用例

住民クレーム対応

深夜2時、施設利用者から「空調の音がうるさくて眠れない」という苦情の電話。こんな時、冷静で適切な対応をAIにサポートしてもらえます。

### 役割 ###
指定管理者として住民対応に精通したカスタマーサービス専門家

### 状況 ###
隣接住民から夜間の空調音に関する苦情。
初回対応で信頼関係を築き、建設的な解決を図りたい。

### 制約条件 ###
• 住民の気持ちに寄り添う姿勢を示すこと
• 即答できない技術的内容は無理な約束をしないこと
• 次回のアクション目安を具体的に示すこと

### 出力形式 ###
1. 初期対応時の謝罪・共感の言葉
2. 状況確認のための質問項目
3. 今後の対応手順と目安日程
4. フォローアップの方法

自治体への月次報告書作成

毎月の報告書作成は時間のかかる業務の一つ。しかし、データと実績をAIに整理してもらうことで、大幅な時短が可能です。

### 役割 ###
指定管理者の月次報告書作成に特化した業務コンサルタント

### データ ###
[利用者数、稼働率、収支データ、実施イベント、苦情・要望件数等を入力]

### 制約条件 ###
• 自治体担当者が重視する指標を優先的に報告
• 改善点は具体的な対策案とセットで記載
• 次月の重点目標を明示すること

### 出力形式 ###
1. 事業実績サマリー（数値ハイライト）
2. 利用者満足度向上の取り組み
3. 課題と改善策
4. 次月の運営方針と目標設定

新規事業の企画立案

利用率の低い時間帯を活用して、新たな収益源を創出したい。そんな時も、AIが心強いパートナーになります。

適切なプロンプト設計により、漠然とした「高齢者向けの何かを」という要望から、「認知症予防音楽プログラム」のような具体的な事業案を導き出すことが可能になります。参加者の継続率向上や家族からの好評価につながる可能性も期待できます。

### 役割 ###
指定管理者の新規事業開発に精通したマーケティング専門家

### 状況 ###
[施設名・種類]で平日[時間帯]の稼働率が低迷。
新規事業で利用促進と収益向上を図りたい。
地域特性：[高齢化率、主要産業、競合施設等]

### 制約条件 ###
• 初期投資は50万円以内
• 既存利用者への影響を最小限に抑える
• 3ヶ月以内に事業開始
• 月間収支プラスを目指す

### 出力形式 ###
1. 事業コンセプト（ターゲット・価値提案）
2. 具体的なプログラム内容
3. 収支計画（3ヵ月・6ヵ月・1年）
4. 必要な準備と手順
5. 成功指標とリスク対策

### 思考プロセス ###
地域ニーズと施設特性を分析し、
持続可能なビジネスモデルを提案してください

AIを業務パートナーにする3つのコツ

コツ1：「教えて」より「一緒に考えて」

AIに情報を求めるのではなく、一緒にアイデアを練り上げる相手として活用しましょう。「〇〇の企画案を3つ教えて」ではなく、「△△という課題を解決するため、××という条件下で最適な企画を一緒に考えてください」という姿勢が重要です。

コツ2：段階的に深掘りする

最初は大枠の方向性を確認し、次に具体的な実施方法、最後に細かな運営上の注意点まで、段階的に詳細化していく使い方が効果的です。

「子育て支援事業」という大きなテーマから始めて、段階的に「平日午前の親子向けプログラム」→「読み聞かせと育児相談のセット企画」→「保育士資格を持つボランティアとの協働体制」まで具体化することで、利用促進につながる可能性が高まります。

コツ3：あなたの経験値をプラスする

AIの提案は「たたき台」として活用し、現場で培った経験と組み合わせることで、より実践的なアイデアが生まれます。

効果的な活用パターン

パターン1：スポーツ施設での高齢者プログラム企画

AIプロンプトを活用することで、従来の「健康維持」という抽象的なコンセプトから、「孫と一緒に楽しめる運動」という具体的な価値提案への転換が可能になります。

パターン2：文化施設での地域連携企画

「文化と商業の融合」というテーマを、AIとの対話を通じて「手作り作品展示販売＋ワークショップ」という具体的な企画形式に落とし込むことができます。

パターン3：図書館での新サービス開発

「働く世代の利用促進」という課題に対し、AIとの対話から「夜間オンライン読書会」のような新しいアプローチのアイデアを生み出すことが可能です。

さらなる活用の可能性

季節イベントの企画

春の桜まつり、夏の涼しさ体験、秋の収穫祭、冬のイルミネーション。季節ごとの特色を活かしたイベント企画も、AIとの対話で新しいアイデアが生まれます。

職員研修プログラムの設計

接客スキル向上、安全管理の徹底、新制度への対応など、職員のスキルアップもAIがサポートできる領域です。個々の職員の特性に合わせたカスタマイズされた研修計画も可能になります。

利用者満足度調査の分析

アンケート結果の分析から改善点の抽出、具体的な対策案の立案まで、データドリブンな施設運営をAIが支援します。

まとめ：AIとともに創る、これからの指定管理

効果的なプロンプト術の5つのポイント

• 役割を明確に設定し、専門性の高い回答を引き出す
• 具体的な状況と制約条件を詳細に伝える
• 求める出力形式を事前に指定する
• 思考プロセスを指示し、論理的な提案を得る
• 段階的な深掘りで実用性を高める

AIを活用することで期待できる効果

• 業務効率の向上と時間短縮
• 住民ニーズに応える質の高いサービス企画
• データに基づいた客観的な課題分析と改善策
• 職員のスキルアップと組織力強化
• 自治体との信頼関係構築に向けた戦略的提案

適切なプロンプト術を身につけることで、AIは単なる「便利ツール」から「信頼できる業務パートナー」へと変わります。日々の業務に追われる中でも、質の高いサービス提供と効率的な施設運営を両立させることが可能になるのです。

明日からの業務で、ぜひこのプロンプト術を試してみてください。きっと、AIとの対話が変わり、あなたの仕事の質が向上することを実感していただけるはずです。

住民に愛され、自治体に信頼される指定管理者として、AIという新しいパートナーと共に、地域社会により良いサービスを届けていきましょう。

編集長ヤマザキ（指定管理者制度AI）

参考にしているのはこちらの本です

参考書籍

1. ChatGPTを使い尽くす！　深津式プロンプト読本

2. ChatGPT はじめてのプロンプトエンジニアリング

3. この一冊で全部わかる　ChatGPT & Copilotの教科書